Proforma Fatura Nedir, Nasıl Düzenlenir?

Ticaret hayatının en kilit süreçlerinden birisi faturalandırmadır. Çünkü faturalandırma, bir işin yapıldığının ve karşılığında belli bir meblağın ödeneceğinin güvencesidir. Fakat bazı durumlarda resmî bir belge olmayan ve ticari bir sorumluluk içermeyen bir belgeye de ihtiyaç duyulabilir. İşte, bu gibi durumlarda proforma fatura kavramı öne çıkar. Bazen detayları unutulabilen proforma fatura hakkında A’dan Z’ye her şeye bu rehberde ulaşabilirsiniz.

Proforma Fatura Ne İşe Yarar?

Proforma fatura, satış yapılmadan önce müşteriye gönderilen bir gayriresmî ön fatura olarak nitelendirilebilir. Ticaret başlamadan önce tarafların anlaşmalarını netleştirmek, hizmetin ya da malın özellikleri ve miktarını belli etmek amacıyla hazırlanan proforma fatura bir teklif özelliği taşır. Söz konusu anlaşmanın gerçekleşerek ticaretin hayata geçirilmesi hâlinde oluşturulacak resmî faturalar için bir zemin hazırlar.

Diğer ticarî belgeler gibi hukukî açıdan bir yükümlülük oluşturmayan proforma fatura, mal veya hizmet satışı için de bir taahhüt anlamına gelmez. Fakat ticareti gerçekleştirecek olan taraflar arasında imzalanacak olan anlaşmanın detaylarının belirlenmesine yardımcı olur.

Proforma fatura içinde;

• Mal ya da hizmetin özellikleri,
• Miktarı,
• Birim fiyatı,
• Toplam bedeli gibi temel bilgiler yer alır. Bunların yanı sıra ödeme koşulları, teslimat şartları gibi bilgilere de proforma faturada yer verilebilir.

İşlevlerini ise şu şekilde özetleyebiliriz:

• Satışa konu olan hizmet ya da malın detaylarını barındırır. Ticari süreç için sunulacak metaya dair net bir tablo çizer.
• Toplam tutarın yanı sıra birim fiyatlar da proforma faturada yer alır. Dolayısıyla alıcılar için maliyet tamamen netleşir.
• Vade süreleri ve ödeme yöntemi gibi detayların yer aldığı proforma fatura ile ödeme koşulları belirlenir. 
• İlgili hizmet veya malın hangi koşullarda ve ne zaman teslim edileceği proforma fatura üzerinde yer alır. Böylece ulusal veya uluslararası ticari işlemler fark etmeksizin lojistik planlamalar kolayca gerçekleştirilir.
• Tarafların yaşayabileceği olası anlaşmazlıkların önüne geçmek adına proforma fatura oldukça detaylı bir şekilde hazırlanmalıdır. Böylece ticari süreçte yaşanabilecek problemler öngörülerek daha yaşanmadan çözüme kavuşturulabilir.

Proforma faturada tarafların talep ettikleri ekstra detaylar da yer alabilir. Ticari işlemler başlamadan tarafların hem işlemlere hem de sürece dair detayları netleştirerek ticaretin şeffaf ve düzgün bir şekilde yürütülmesini sağlamalarına yardımcı olan proforma fatura, bu yönleriyle de ticaret açısından temel bir rehber misyonu üstlenir.

Proforma Fatura Kullanım Alanları

Proforma fatura, satıcılar ve tedarikçiler arasında tercih edilen bir yöntemdir. Toptan ve perakende satış yapılan bütün sektörlerin yanı sıra hizmet satışı yapan ajans gibi iş kollarında da proforma fatura kullanılabilir. En nihayetinde proforma fatura, tarafların gerçekleştirecekleri ticaret sürecine dair detayları belirledikleri bir belgedir.

Proforma Fatura ile Normal Fatura Arasındaki Farklar

Proforma fatura, bir satış işlemi gerçekleşmeden önce alıcıya sunulan, teklif niteliğinde bir belgedir. Normal fatura ise, satış işlemi tamamlandıktan sonra düzenlenen ve yasal geçerliliği olan bir belgedir. Proforma fatura, alıcıya ürün veya hizmetin fiyatı, miktarı ve diğer detayları hakkında bilgi verirken, normal fatura bu bilgilerin yanı sıra vergi ve diğer yasal yükümlülükleri de içerir.

Proforma Fatura Nasıl Kesilir?

Proforma fatura kesilirken dikkat edilmesi gereken detaylar ise şu şekildedir:

• Belgenin herhangi bir yerinde mutlaka “proforma fatura” ifadesi yer almalıdır.
• Belgenin oluşturulma tarihi ile geçerlilik süresi açıkça belirtilmelidir.
• Alıcının tam adresi, iletişim bilgileri ve telefon numarası ile satıcının şirket adı, iletişim bilgileri ve adresi net bir şekilde yazılmalıdır.
• Vade süresi ve ödeme yöntemi gibi finans işlemlerine dair detaylara yer verilmelidir.
• Sunulan ürünün ya da hizmetin detaylı açıklaması ile miktar, birim başına maliyet ve toplam maliyet gibi bilgiler proforma faturada bulunmalıdır.
• Hizmet ya da malın ne zaman teslim edileceği açık bir şekilde yazılmalıdır.

Eğer uluslararası ticarette kullanılacak bir proforma fatura hazırlanıyorsa ürünün ağırlığı, miktarı gibi gümrük işlemleri için gereken bilgiler de belgede bulunmalıdır. 

Aşama 1: Gerekli Bilgilerin Toplanması

Proforma faturada yer alacak bilgilerin net bir şekilde toplanmış ve belgede de bu bilgilerin özetlenmiş olması gerekir. Fatura ile ürün veya hizmet bilgilerinin toplanması, proforma fatura için ilk adımdır.

Fatura Bilgileri

Her ne kadar resmî bir fatura işlevi görmese de ticari açıdan ciddiyet arz etmesi gereken proforma faturada alıcı ve satıcının tam isimleri, adresleri ve vergi numaraları gibi bilgiler doğru ve eksiksiz biçimde yer almalıdır. Aynı zamanda tarih ve fatura numarası gibi detaylar da bulunmalıdır. 

Ürün veya Hizmet Bilgileri

Faturada, sunulacak ürünün ya da hizmetin detaylı bir şekilde belirtilmesi gerekir. Ürünlerin isimleri, miktarları ve birim fiyat ile toplam tutar bilgileri yer almalıdır. Teslimat ve ödeme koşulları da süreci özetlemek adına proforma faturada bulunmalıdır.

Aşama 2: Proforma Fatura Şablonunun Kullanılması

Sırada topladığınız bilgileri proforma fatura şablonuna yerleştirmek var. Bu noktada dilerseniz bulabileceğiniz hazır şablonları kullanabilir, dilerseniz kendi şablonunuzu oluşturabilirsiniz.

Hazır Şablonlar

Pek çok işletme, proforma fatura düzenlerken hazır şablon kullanır. Bu şablonlar gerekli tüm bilgiler yer alacak ve pratik biçimde doldurulabilecek birer form niteliği taşır. Ücretli ya da ücretsiz proforma fatura şablonları bulabilirsiniz.

Kendi Şablonunuzu Oluşturma

Hazır şablonların ihtiyaçlarınızı karşılamadığını düşünüyorsanız kendi şablonunuzu kolayca oluşturabilirsiniz. İşletmenizin ve yer aldığınız sektörün gereksinimlerine göre tasarlayabileceğiniz şablonunuz sayesinde proforma fatura düzenlerken ihtiyaç duyulan tüm bilgilere yer verebilirsiniz.

Aşama 3: Faturanın İmzalanması ve Gönderilmesi

Proforma fatura, düzenlendikten sonra yetkili kişi tarafından imzalanmalı ve alıcıya gönderilmelidir. Fatura fiziksel olarak gönderilebileceği gibi elektronik ortamda da iletilebilir. Burada gönderme yöntemini belirleyen iki faktör vardır: Alıcının tercihi ve işletmenizin prosedürleri.

Proforma Fatura Örnekleri

Bir teyit etme yöntemi olarak proforma fatura örneklerine göz atabilirsiniz. Böylece sektörel olarak doğru proforma faturayı hazırladığınıza emin olabilirsiniz.

İthalat ve İhracatta Proforma Fatura Örnekleri

İthalat ve ihracat işlemlerinde proforma fatura, gümrük işlemleri ve uluslararası ticaretin diğer aşamalarında önemli bir rol oynar. Bu tür işlemlerde kullanılan proforma faturalar genellikle daha detaylı ve kapsamlıdır. Ürünlerin menşei, nakliye bilgileri ve sigorta detayları gibi ek bilgiler de proforma faturada bulunabilir.

Hizmet Sunumunda Proforma Fatura Örnekleri

Hizmet sunumunda kullanılan proforma faturalarda genellikle hizmetin türü, süresi ve maliyeti gibi bilgilere yer verilir. Örneğin bir danışmanlık hizmeti için düzenlenen proforma fatura; hizmetin kapsamı, süresi ve saatlik ücret gibi detayları içermelidir.

Faturalandırma işlemlerine dair merak edilen bir diğer kavram da tevkifatlı fatura. “Tevkifatlı Fatura Nedir, Nasıl Kesilir?” başlıklı yazımız ile tevkifatlı faturaya dair her şeyi öğrenebilirsiniz.