E-İmza Nedir?

Dijitalleşen süreçler, yasal açıdan da pek çok yeniliği zorunlu kılıyor. Günümüzde tebligatların e-tebligat vasıtasıyla çok daha hızlı gönderildiği, bazı sözleşmelerin dijital kanallar vasıtasıyla anında imzalanabildiği, e-haciz gibi uygulamaların yaygınlaştığı bir ortam söz konusu. Bütün bu dijitalleşmenin odağında ise e-imza var. O halde, e-imza yani elektronik imza kavramını yakından inceleyelim.

E-İmza Nedir?

E-imza, elektronik ortamda yapılan işlemlerin güvenliğini ve doğruluğunu sağlamak amacıyla kullanılan dijital bir imza olup yapısal anlamda elektronik veri işlevi taşır. Yapısı gereği başka bir elektronik veriye eklenen ya da elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan, kimlik doğrulama amacıyla kullanılan bir elektronik veridir. Elektronik imza, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu'na göre elle atılan imza ile aynı hukuki geçerliliğe sahiptir. 

E-İmzanın Faydaları Nelerdir?

• Güvenlik: E-imza, dijital belgelerin doğruluğunu tasdikler. Böylece belgelerin yetkisiz kişiler tarafından değiştirilmesi veya sahte imza ile onaylanmasının önüne geçilir. Bu da dijital ortamda yapılan işlemleri daha güvenli hâle getirir. Özellikle finansal ve hukuki belgelerde e-imza kullanımı güvenilirliği oldukça üst seviyeye çıkarır. 
• Hız: E-imzanın fiziksel imza gerektiren işlemlerden daha hızlı olduğu aşikardır. E-imza sayesinde belgeler anında imzalanarak gönderilebilir. Bu da özellikle acil onay gerektiren durumlarda büyük bir avantaj anlamına gelir. İş süreçlerinin hızlanması, şirketlerin ve kurumların verimliliğini artırır. Örneğin bir sözleşmenin imzalanması için günler boyunca beklemek yerine e-imza ile dakikalar içinde imza işlemi sonuçlanabilir.
• Maliyet: E-imza; kâğıt, mürekkep ve posta masraflarını azaltır. Fiziksel belgelerin basılması ve gönderilmesi için harcanan meblağlar, arşivleme ve depolama giderleri gibi maliyetler düşürülür. Bu da şirketler için belli ölçüde tasarruf anlamına gelir. Örneğin bir şirketin yıllık kâğıt ve posta masraflarını düşündüğümüzde e-imza kullanımıyla ne ölçüde tasarruf edilebileceğini gözümüzde canlandırabiliriz.
• Çevre Dostu: Maliyetin yanı sıra e-imzanın kâğıt kullanımının azaltılması yoluyla çevre katkısı da oldukça önemli bir düzeydedir. Doğal kaynakların korunması, sürdürülebilirlik ve karbon ayak izini azaltma gibi çevre dostu yaklaşımları benimseyen bir şirket kültürü için e-imza kıymetli bir yöntemdir. 

E-İmza ile Neler Yapabilirsiniz?

E-imza ile bankalar, finans kurumları, kamu kuruluşları, yüksek bilgi güvenliği gerektiren organizasyonlar, üniversiteler ve sigorta şirketleri gibi pek çok farklı alanda işlem yapabilirsiniz. E-devlet üzerinden işlem yaparken, kamu kurumları arasında işlem gerçekleştirirken ya da sınav başvuruları gibi çeşitli başvurular sırasında e-imza kullanılabilir.

E-İmza Nasıl Alınır?

E-imza başvuru süreci aslında oldukça kolay ilerleyen işlemler bütünüdür. Resmî işlemleri daha hızlı gerçekleştirebileceğiniz e-imza sahibi olabilmek için başvurunuzu dikkatlice tamamlamalısınız. Başta PTT KEP sistemi olmak üzere e-imza sağlayıcı platformlardan herhangi birini kullanarak başvurunuzu gerçekleştirebilirsiniz.

Genel adımları ile e-imza başvuru aşamaları şu şekildedir:

• Portal ekranında talep edilen T.C. kimlik numarası, isim soyisim, doğum yeri ve doğum tarihi gibi bilgiler eksiksiz biçimde doldurulmalıdır.
• Sonraki adımda karşınıza çıkacak olan başvuru formunu doldurmalı, eksik bir bölüm olmadığına emin olduktan sonra form onayını vermelisiniz.
• Formun onaylanmasının ardından tarafınıza gönderilecek olan SMS onay kodunu sisteme tanımladığınızda ıslak imzalı başvuru arayüzüne ulaşabilirsiniz.
• Başvuru formunu açarak indirmeli, imzaladıktan sonra kurum yetkilisine teslim etmelisiniz. Başvuru formunu yazdırıp imzalayıp tarattıktan sonra PDF’ye dönüştürerek sisteme yüklemeniz yeterli olacaktır.

Gerekli Belgeler

Bireysel e-imza başvuruları için talep edilen belgeler üç ayrı kategoridedir:

1. Türkiye Cumhuriyeti vatandaşlarından talep edilen belgeler

• Kimlik belgesi (üzerinde T.C. kimlik numarası bulunan nüfus cüzdanı, pasaport, sürücü belgesi veya Türkiye Barolar Birliği’nin verdiği avukat kimlik belgesi)
• Online ön başvuru kodu (e-imza talep eden kişi adına PTT sisteminden yapılan ön başvuru sırasında sistemin ürettiği başvuru numarası)

​​​​​​​

2. Yabancı uyruklu kişilerin başvurularında talep edilen belgeler

• Kimlik belgesi (valiliklerin verdiği geçici koruma kimlik belgesi, T.C. İçişleri Bakanlığı Göç İdaresi tarafından verilen ikamet izin belgesi ya da T.C. Sürücü Belgesi)
• Online ön başvuru numarası

​​​​​​​​​​​​​​

3. Vekaletname ile gerçekleştirilecek başvurularda talep edilen belgeler

• Kimlik belgesi (vekil tayin edilen kişinin T.C. kimlik numarası bulunan nüfus cüzdanı, pasaport, sürücü belgesi veya Türkiye Barolar Birliği’nin verdiği avukat kimlik belgesi)
• Online ön başvuru numarası
• Vekâletname

E-İmza Ücreti Ne Kadardır?

2024 yılı itibarıyla e-imza ücret tarifesi aşağıdaki gibidir:

• 1 yıllık e-imza 829,00 TL
• 2 yıllık e-imza 1.159,00 TL
• 3 yıllık e-imza 1.499,00 TL

E-İmza Kurulumu Nasıl Yapılır?

E-imzanızı aldıktan sonra kullanabilmek için belirli kurulum adımlarını takip etmeniz gerekir. İlk olarak “e-Devlet Kapısı e-İmza Uygulaması” isimli uygulama bilgisayara indirilmelidir. Program indirildikten sonra kurulmalı, kurulum sonrasında ise elektronik imza ile eşleşen kimlik numarasını girerek sisteme giriş yapılmalıdır. Bu aşamadan sonra sizden bir kod istenecektir.

İnternet tarayıcınız üzerinden e-devlet kapısına gidip “elektronik imza” bölümünün kimlik doğrulama sistemini kullanarak bir işlem kodu almalısınız. Bu kodu bilgisayarınıza indirdiğiniz uygulamaya girerek kimliğinizi teyit edebilir ve imzalama işleminizi gerçekleştirebilirsiniz.

E-İmza Kullanımı Hakkında Bilgiler

E-imzanızı kullanırken dikkat etmeniz gereken bazı önemli noktalar vardır:

E-İmza Aktivasyonu Nasıl Yapılır?

Dijital ortamda belgeleri sorunsuz imzalamanızı sağlayan bu sistemi kullanabilmeniz için aktive etmeniz gerekir. Hizmet sağlayıcılara göre özelleştirilebilen aktivasyon işlemleri genelde başvurunuz tamamlandıktan sonra size ulaştırılacak dijital sertifikanızı içeren USB ya da kart okuyucuya yerleştirilmiş bir çip aracılığıyla tamamlanır.

Bu USB veya kart okuyucuyu bilgisayarınıza bağlayıp sağlayıcınızın önerdiği programı ilgili kılavuz uyarınca yüklemeli, ardından size verilen kullanıcı adı ve şifre ile (USB / kart okuyucu hâlâ cihazınıza bağlıyken) uygulamaya giriş yapmalısınız.

Bu adımlar sonrasında aktivasyon işlemi tamamlanacaktır.

E-İmza Şifre Değiştirme Nasıl Yapılır?

E-imza şifrenizi ya da bir başka ifadeyle PIN kodunuzu birkaç kez yanlış girdiyseniz şifreniz kilitlenecektir. Elektronik imza için yeni şifre almak veya kilidinizi açmak için e-imza servis sağlayıcınızın yönergelerine uymanız gerekir.

E-İmza Süresi Uzatma Nasıl Yapılır?

Elektronik imzanızın geçerlilik süresi bitmek üzereyken servis sağlayıcınız size bir hatırlatma gönderecektir. Hatırlatmadaki yönergeleri uygulayarak e-imza sürenizi uzatabilirsiniz.

E-İmza Güvenli midir?

En çok sorulan sorulardan birisi de elektronik imzanın güvenli olup olmadığıdır. Şifrenizi çaldırmadığınız sürece e-imza uygulaması oldukça güvenlidir. Şifre / veri hırsızlığı gibi bir durumdan şüpheleniyorsanız servis sağlayıcınızla mutlaka iletişim kurmanızı öneririz.

Ticari işlemler için merak edilen bir diğer kavram ise vergi levhasıdır. “Vergi Levhası Nedir, Nasıl Alınır?” başlıklı yazımız ile bu kavrama dair aradığınız her bilgiye ulaşabilirsiniz.