İmza Beyannamesi ve İmza Sirküleri Hakkında Kapsamlı Bilgi

Hukuki ve ticari belgeler arasında sıkça adı geçen “imza beyannamesi” ve “imza sirküleri”, özellikle yetkilendirme ve doğrulama gibi işlemler için fazlasıyla kullanılan belgelerdir. Bu belgeler resmî evraklardaki imzaların geçerliliği ve doğruluğunun teyidi için kritik öneme sahiptir. İmza beyannamesi ve imza sirkülerinin özelliklerine, kullanım alanlarına, nasıl edinilebildiklerine, maliyetlerine ve aralarındaki farklara hâkim olmak istiyorsanız yazımızı okumaya devam edebilirsiniz.

İmza Beyannamesi Ne İşe Yarar?

İmza beyannamesi, bir kişinin imzasının doğruluğunu onaylayan resmî bir belge niteliğindedir. Herhangi bir kuruluş veya ticari işletmeyi temsil eden gerçek kişilerin imza örneği ve imza yetkisi imza beyannamesinde yer alır. Özellikle hukuki ve ticari işlemlerde bir belgedeki imzanın gerçek olduğunu ve belirtilen kişiye ait olduğunu doğrulamak için kullanılır. 

İmza beyannamesi, şirket kuruluşlarında veya şirketlerin yetkililerinin belirlenmesi esnasında imza yetkisi verilmesi için karar tescilinde imza yetkilisinin imzasını gösterir. Noter tarafından hazırlanan imza beyannamesi, bireyin doğrulanmış bir imza örneğini tasdikleyerek dolandırıcılık ya da yetkisiz işlemlerin önüne geçmesine yardımcı olur.

İmza Beyannamesi Nasıl Alınır?

İmza beyannamesi, belli bir ücret mukabilinde noterlerden alınır. Kısa sürede hazırlanabilen bu belge için imza beyannamesinde adı geçecek yetkili kişinin nüfus cüzdanı ve nüfus cüzdanının fotokopisi, imza beyannamesinde adı geçecek kurumun vergi levhası ve kurumun kayıtlı olduğu yerin ticaret sicil gazetesi notere sunulmalıdır. 

İmza Beyannamesi Ücreti Ne Kadardır?

İmza beyannamesi ücreti yıllık olarak güncellenir. Noter imza beyannamesi ücreti tarifesi dolayısıyla değişiklik gösterir. Size en yakın notere başvurarak imza beyannamesi tarifesi hakkında güncel bilgi alabilirsiniz.

İmza Beyannamesinin Geçerlilik Süresi Nedir?

İmza beyannamesinin temel mantığı, gerçek bir şahsın imzasının kanıtlanmasıdır. Dolayısıyla kişinin imzası ilgili işletme nezdinde geçerlilik taşıdığı sürece imza beyannamesi de geçerli olur.

İmza Beyannamesinin Aranmadığı Durumlar Nelerdir?

Ticaret sicil müdürlüklerinin 01.03.2022 tarihinden bu yana başlattığı uygulamalar çerçevesinde şirket veya işletme adına imzaya yetkili olan kişilerin yetki kabul işlemleri elektronik ortamda da yürütülebiliyor. Bunun için MERSİS üzerinde oluşturulmuş “Yetki Kabul İşlemleri” modülü kullanılabilir. Bu modül aracılığıyla onay veren kişilerin sicil dosyasına konulmak için fiziki imza beyannamesine ve görev kabul beyanının ibrazına gerek kalmaz.

Benzer şekilde limitet şirketler sırasında şirket sözleşmesinin kurucu tarafından ticaret odası huzurunda asaleten imzalanması durumunda imza beyannamesi aranmaz. Bunun için kurucunun aynı zamanda şirketi temsile yetkili olması gerekir.

Limitet şirket kuruluşunda ticaret odası huzurunda sözleşmenin vekaleten imzalanması ve kurucunun aynı zamanda şirket temsiline yetkisinin olması durumunda ise müdürlüğe ibraz edilen vekâlatnamenin ıslak imzalı olması hâlinde imza beyannamesi aranmaz. Vekâletname ıslak imzalı değilse temsile yetkili kişilerin ticaret sicili müdürlüklerinde düzenlenmiş imza beyannameleri kabul edilir. Ancak noter huzurunda düzenlenen imza beyannameleri ticaret odaları tarafından kabul edilmez.

Anonim şirket kuruluşlarında da şirket yetkilisi veya yetkililerinin MERSİS’te “Yetki Kabul İşlemleri” modülü aracılığıyla onay vermeleri durumunda fiziki imza beyannamesi ibrazlarına gerek kalmaz. Tıpkı limitet şirket kuruluşunda olduğu gibi şirket sözleşmesinin şirketi temsile yetkili kurucusu tarafından ticaret odasında asaleten imzalanması hâlinde ayrıca imza beyannamesi aranmaz.

Keza şirket sözleşmesinin ticaret odasında vekâleten imzalandığı süreç de limitet şirket ile birebir aynıdır. Noter huzurunda düzenlenen imza beyannameleri anonim şirket kuruluşunda da ticaret odaları tarafından kabul edilmez.

Hem limitet şirketlerde hem de anonim şirketlerde kuruluş sonrasındaki bütün değişikliklerde ise MERSİS’te “Yetki Kabul İşlemleri” modülünü kullanarak onay veren yetkililerin fiziki imza beyannamesi ibrazı gerekmez. Fakat bu noktada değişiklik için yapılacak başvurularda noterde düzenlenen imza beyannameleri de kabul edilir.

İmza Sirkülerinin Kullanımı Nedir?

Tüzel kişilik sahibi şirketlerin resmî kurumlarda kullanılan evraklarda sahtecilikle karşılaşmama ve her zaman gerçek imzalarının kullanılması için noter aracılığıyla oluşturabilecekleri belgeye imza sirküleri adı verilir. Bir kurum veya kuruluşun resmi işlemlerde temsil yetkisi olan kişilerin bilgilerinin, imzalarının ve yetki alanlarının yer aldığı bu belge, noter tarafından tasdiklenir. Bu belgenin oluşturulması, tüzel kişilik sahibi şirketler için zorunludur. Temel misyonu ise bir kurum veya kuruluşu temsil yetkisi bulunan kişilerin imzaları ve yetki alanlarını kayıt altına almaktır.

İmza sirküleri, yasal bir değer taşıyan imza barındırdıkları için kullanım amaçları dahilinde pek çok farklı açıdan önem taşır.

• Şirketi veya işletmeyi hangi alanlarda hangi yetkilinin temsil edeceğinin belirlenmesini sağlar. 
• Şirket adına alınacak önemli kararların, resmî işlem veya imzalanacak ticari sözleşmelerin hangi derecedeki yetkililerce imzalanabileceğine açıklık getirir.
• İmza sirkülerinde bulunan imzaların yasal değer taşıması nedeniyle imza yetkilisi olan kişilerin güvencesi sağlanır. Sahte imza kullanımı ile bu kullanımdan doğabilecek dolandırıcılık vakalarının önüne geçilmesi mümkün olabilir. Dolayısıyla herhangi birinin şirket adına sahte imza atması da engellenir.
• Şirket adına yetki sahibi olan kişilerin belli olmasını sağladığı için işletme adına izinsiz ticari faaliyetlerin gerçekleştirilmesi önlenir. 

İmza Sirküleri Nasıl Alınır?

İmza sirküleri, ücreti karşılığında noterden alınabilir. İmza sirkülerinde adı geçecek yetkili kişinin yani kurum veya kuruluşun yetkili temsilcisinin, noter huzurunda imza sirkülerini düzenleyecek dilekçe yazması ve imza sirkülerini imzalaması gerekir.

İmza sirküleri için gereken belgeler şu şekildedir:

• Kurum ya da kuruluşun unvanı, adres ve vergi numarasının yazılı olduğu bir dilekçe
• Kurum ya da kuruluşu temsil eden kişinin imza örnekleri
• Kurum ya da kuruluşun ticaret sicil gazetesi
• Kurum ya da kuruluşun vergi levhası

İmza Sirküleri Nereden Alınır?

İmza sirküleri, ücreti karşılığında noterlerden alınır.

İmza Sirküleri Ücreti Ne Kadardır?

İmza sirküleri ücret bilgisi, tıpkı imza beyannamesi ücreti gibi her yıl değişiklik gösterir. Dolayısıyla güncel tarifeye dair bilgi almak için size en yakın notere başvurmanızı öneririz.

İmza Sirkülerinin Geçerlilik Süresi Nedir?

İmza sirküleri düzenlenirken belgenin geçerlilik süresinin ne kadar olacağı, şirket tarafından belirtilmelidir. Ancak sirkülerde bir süre belirtilmemesi durumunda imza sirküleri en fazla 3 yıl geçerlilik taşır.

İmza Beyannamesi ve İmza Sirküleri Arasındaki Farklar

İmza beyannamesi ve imza sirküleri, temel bir yaklaşımda kişilerinin imza örneklerini içeren ve noter onayı taşıyan belgelerdir. Fakat iki belge arasında bazı farklar bulunur:

• İmza beyannamesi, gerçek kişiler tarafından alınır. İmza beyannamesinde kişinin kimlik bilgileriyle birlikte imza örnekleri yer alır ve kişinin imzasının gerçekliğinin kanıtlanması için kullanılır. Örneğin bir banka hesabı açılışında, kredi başvurusunda ya da bir yasal işlem esnasında imza beyannamesi istenebilir.
• İmza sirküleri ise tüzel kişiler tarafından alınır. Tüzel kişiliğin imza yetkililerinin imza örnekleri imza sirkülerinde bulunur. Tüzel kişiliğin temsil yetkisini kanıtlayan bir belge olan imza sirküleri; şirketler arası sözleşmelerin imzalanması aşamasında istenebilir.

İmza sirküleri ve imza beyannamesi gibi işletme süreçlerinde merak edilen bir diğer kavram da maaş bordrosu. “Maaş Bordrosu Nedir, Nasıl Hesaplanır?” başlıklı yazımızı okuyarak konuya dair bütün detayları öğrenebilirsiniz.