İrsaliye Nedir ?

Mal ve hizmetlerin hareketini belgelemek, ticaretin düzenli ve güvenli bir şekilde devam edebilmesi açısından son derece önemlidir. Bu hareketin kaydedilmesi ve taraflar arasında güven sağlanması adına kullanılan belgelerden biri de irsaliyedir.

İrsaliye, bir malın bir noktadan başka bir noktaya taşınırken bu hareketin tüm detaylarını kapsayan, satıcı ve alıcı arasında taşımanın yasal bir kayıt altına alınmasını sağlayan belgedir. 

Günümüzde teknolojinin de gelişmesiyle birlikte irsaliyeler dijital ortama taşınmış ve "e-İrsaliye" olarak adlandırılan elektronik sistemlerle iş süreçlerinde hızlı ve güvenli bir çözüm sunulmuştur. Gelin şimdi, irsaliyenin ne olduğunu, çeşitlerini, düzenleme sürecini ve irsaliye ile fatura arasındaki farkları detaylı bir şekilde inceleyelim.

Eğer bu incelemeye başlamadan önce faturaların vergilendirilmesi hususunda önemli bir detaya göz atmak isterseniz “Tevkifatlı Fatura Nedir?” başlıklı yazımıza, fatura keserken aklınıza takılan “Geriye dönük fatura kesilir mi?” sorusunun cevabını öğrenmek için de ilgili yazımıza göz atabilirsiniz.

İrsaliye Türleri

İrsaliye türleri birkaç farklı çeşitte karşımıza çıkar:

Satış İrsaliyesi

Satış irsaliyesi, bir ürün veya malın bir satıcı tarafından alıcıya gönderildiği durumlarda düzenlenir ve gönderilen malın tüm detaylarını içerir. Satış irsaliyesi; gönderim sürecinde malın kim tarafından gönderildiği, alıcının kim olduğu ve malın teslimat detaylarının kaydedildiği bir belge olarak kullanılır. İrsaliyenin bu türü, teslimat işlemlerinin takibi ve kayıt altına alınması için gerekli olan tüm bilgileri sağlarken alıcı ve satıcı arasında güvenli bir ticaret ortamı oluşturur.

Satış irsaliyesi aynı zamanda yasal bir zorunluluktur. Taşıma işleminin yasal çerçevede yapılabilmesi için bu belgenin hazırlanması ve gönderim esnasında taşıtta bulundurulması gerekir. Bu durum özellikle ürünün teslimat noktasında kontrol edilmesini sağlayarak alıcının ürünleri eksiksiz teslim aldığının teyit edilmesine imkan tanır.

E-irsaliye sisteminin yaygınlaşmasıyla birlikte satış irsaliyeleri de artık dijital ortamda hazırlanabiliyor ve alıcılara elektronik ortamda iletilebiliyor. Bu durum, belgelerin kaybolma riskini en düşük seviyeye indirerek hem zamandan hem de kağıt masraflarından tasarruf sağlıyor.

Alış İrsaliyesi

Alış irsaliyesi, bir malın satın alındığı ve alıcının kendi iş yerinde veya belirlediği başka bir adreste bu malı teslim aldığı durumlarda düzenlenen irsaliye türüdür. Bu irsaliye; alıcının satın aldığı malın özelliklerini, miktarını ve teslim aldığı zamanı kayıt altına alır. Alış irsaliyesi, malın teslim alınması esnasında herhangi bir uyuşmazlık durumunda taraflar arasında kanıt niteliği taşır. Bu belgede; malın taşındığı aracın bilgileri, sevkiyat sürecinde yer alan sorumluların kimlikleri ve teslimat koşulları gibi önemli detaylar yer almalıdır.

Alıcı açısından alış irsaliyesi, teslim alınan malın detayları ve eksiksizliği kapsamında kritik bir rol oynar. Malın teslimat anındaki durumu ve teslim alan kişinin beyanı, alış irsaliyesiyle resmi olarak belgelenmiş olur ve herhangi bir anlaşmazlık durumunda yasal bir dayanak sağlar.

İade İrsaliyesi

İade irsaliyesi; alıcı tarafından kabul edilmeyen, hasarlı ya da farklı sebeplerle geri gönderilen malların taşınmasında kullanılan bir irsaliye türüdür. İade işlemi, alış ve satış irsaliyelerinden farklı olarak alıcı tarafından başlatılır ve malın satıcıya geri gönderilmesi sürecinde düzenlenir. Bu belge; iade edilen malın neden iade edildiği, geri gönderim detayları ve taşıma bilgilerini içerir.

İade irsaliyesi düzenlenirken malın durumu, iade gerekçesi ve taşıma sürecinde yer alacak detaylar belgelenir. Böylece iade sürecinin kayıt altına alınması sağlanır ve taraflar arasında anlaşmazlık durumunda önemli bir kanıt olarak kullanılır.

E-irsaliye sisteminin kullanımı ile birlikte iade irsaliyeleri de elektronik ortamda düzenlenebilmektedir. Böylece sürecin dijital ortamda takibi mümkün hale gelmiştir. 

İrsaliye Nasıl Düzenlenir?

İrsaliye düzenlerken dikkat edilmesi gereken bazı detaylar bulunur. Bütün resmi belgelerde olduğu gibi irsaliyelerde de bu hususlara dikkat etmek, belgenin geçerliliğini sağlamak adına çok önemlidir.

İrsaliyede Bulunan Bilgiler

İrsaliyenin üzerinde malın gönderici ve alıcı bilgileri ile taşınan malın türü, miktarı, sevk tarihi ve teslim adresi gibi temel bilgiler yer almalıdır. Bunların yanı sıra irsaliyede düzenleyen kişinin adı, gönderim için kullanılan aracın bilgileri ve sevkiyattan sorumlu kişi gibi detaylar da bulunmalıdır.

Bu bilgiler, taşıma esnasında bir denetim veya kontrol durumunda irsaliyenin doğruluğunu teyit etmeye yardımcı olur. İrsaliyede bulunan tüm bu bilgiler, alıcı ve satıcı arasında şeffaf bir ticaret süreci sunar. Bu sayede taşınan malın her aşaması izlenebilir ve ticari işlemlerin güvenilirliği artırılır.

İrsaliye Düzenleme Süreci

İrsaliyenin düzenlenmesi süreci satıcı tarafından başlatılır ve gönderilecek malın tüm detaylarının eksiksiz bir şekilde belgeye işlenmesiyle tamamlanır. İlk olarak gönderici firma, malın detaylarını irsaliyeye yazar ve belgenin tüm kopyalarını eksiksiz olarak hazırlayarak taşıma sürecine başlar.

Bu süreçte irsaliyenin en az üç nüsha olarak düzenlenmesi gerekir: Biri alıcıya, diğeri göndericiye ve üçüncüsü ise taşıma sürecinde taşıtta bulundurulmak üzere ayrılır. Bu üç nüshanın ikisi emtiayı taşıyan araçta bulundurulur. 

İrsaliye düzenleme süreci, irsaliyenin imzalanmasıyla tamamlanır. Bu imza; gönderici tarafından malın teslim edildiğinin, alıcı tarafından ise malın teslim alındığının bir kanıtıdır.

E-İrsaliye Sistemi

E-irsaliye, geleneksel kağıt irsaliyenin dijital ortamda düzenlenmiş halidir ve ticari işlemleri dijital dünyaya taşır. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen kriterlere göre hazırlanan e-irsaliye, tüm mükellefler için zorunlu hale getirilmiştir. E-irsaliye özellikle büyük işletmeler için süreçlerin hızlanması, masrafların azalması ve çevre dostu bir çözüm sunması nedeniyle tercih edilir.

E-irsaliyenin dijital ortamda hazırlanması, sevkiyat süreçlerinin hızlı ve kolay bir şekilde gerçekleşmesine imkan tanır. Üstelik e-irsaliye ile arşivleme işlemleri dijital ortamda yapılabilir ve belge kaybı riski en aza indirilir.

İrsaliye ve Fatura Arasındaki Fark

İrsaliye ile fatura arasında ortak noktalar olduğu kadar farklar da bulunur. Hem ortak noktaları hem de farkları inceleyelim.

İrsaliye ve Faturanın Ortak Noktaları

İrsaliye ve fatura, ticaretin güvenliğini sağlamak ve yasal bir kayıt oluşturmak amacıyla düzenlenir. İrsaliye, malın taşındığı süreçte kayıt sağlarken fatura ise satılan malın değeri ile ilgili bilgiler sunar.

Bu belgeler, işletmelerin mal hareketlerini ve ticari işlemlerini belgelendirir. Her iki belgenin de yasal olarak geçerli olabilmesi için doğru ve eksiksiz bir şekilde düzenlenmesi gerekir.

İrsaliye ve Faturanın Farklılıkları

İrsaliye ve fatura arasındaki en temel fark, kullanım amaçlarıdır. İrsaliye, malın taşınması sırasında sevkiyat bilgilerini içerirken fatura ise malın satışı ile ilgili finansal detayları kapsar. Fatura; ürünlerin fiyatı, ödeme koşulları ve tarih gibi bilgiler içerir. Ancak irsaliye bu detayları içermez ve tamamen sevkiyat sürecine odaklanır.

Fatura olmadan irsaliye, satışı belgelerken yetersiz kalır ve fatura yerine geçmez. Bu nedenle ürün satışı esnasında hem fatura hem de irsaliye düzenlenmesi zorunludur.

E-İrsaliye Geçişi

E-irsaliye geçişi, Türkiye’de vergi mükellefleri için bir zorunluluk haline gelmiştir. Bu geçiş, ticari işlemleri dijitalleştirerek işletmelerin iş süreçlerinde hız, maliyet tasarrufu ve çevre dostu bir çözüm sunar. E-irsaliye kullanımı, işletmelere daha iyi bir takip imkanı tanır ve lojistik süreçlerin daha güvenli bir şekilde yürütülmesini sağlar.

Sık Sorulan Sorular

İrsaliye neden kesilir?
İrsaliye, bir malın taşınması sırasında taşınma sürecinin yasal bir belge ile kayıt altına alınması için düzenlenir. Taşıma sürecinde herhangi bir sorun yaşanmaması adına sevkiyat sırasında taşınan malların detaylarını içerir.

İrsaliye kaç nüsha düzenlenir?
İrsaliye en az üç nüsha olarak düzenlenir. Bunlardan biri taşıyıcıda kalırken diğeri alıcıya verilir, bir nüsha ise satıcı tarafından saklanır.

İrsaliye süresi nedir?
İrsaliye belgesi, malın teslim edilmesinden itibaren 7 gün içinde kesilen faturanın doğruluğunu desteklemek amacıyla yasal olarak geçerliliğini sürdürür.

İrsaliye nerede saklanır?
İrsaliye, işletmenin muhasebe birimi tarafından arşivlenir ve yasal saklama süresi boyunca muhafaza edilir. E-irsaliye ise dijital ortamda saklanarak işletmenin arşiv yükünü azaltır.

İrsaliye iptali nasıl yapılır?
İrsaliyenin iptali, hata veya eksik bilgilerin tespit edilmesi durumunda yapılır. İptal işlemi, irsaliyenin düzenlendiği gün içinde yapılmalı ve dijital sistemde gerekli düzenlemelerle tamamlanmalıdır.

İrsaliye, ticaretin düzenli ve güvenli bir şekilde sürdürülmesi için gerekli olan temel belgelerden biridir. Gerek geleneksel gerekse dijital ortamda düzenlenen irsaliyeler; sevkiyat süreçlerinin kayıt altına alınması, alıcı ve satıcı arasındaki güvenin korunması adına büyük önem taşır. E-irsaliyenin sağladığı hız ve verimlilik ise ticari süreçlerin daha etkin bir şekilde yönetilmesini sağlar. İşletmenizin e-irsaliye işlemlerinin eksiksiz ilerlediğinden eminseniz ticari adımlarınızı daha da güçlü atabilirsiniz.