5S Kuralı Nedir, Ne İşe Yarar?

Küçük veya büyük fark etmeksizin her iş yerinde verimliliğin artması için çalışma ortamının düzenli olması çok önemli. Çünkü karmaşık bir yapı, zaman kaybına neden olabilir ve işin tamamlanmasının önüne geçebilir.

Düşünün ki mobilya üretimi yapıyorsunuz. Bir mobilyanın ortaya çıkması için ahşap, kumaş, elyaf gibi her bir malzemenin düzenli bir şekilde üretim aşamasına gönderilmesi gerekir. Üretim esnasında ortaya çıkan bir karışıklık, ürünün hatalı çıkmasına veya hiç çıkmamasına neden olabilir. 

Ayrıca üretim merkezindeki düzensizlikten kaynaklı stok yönetiminde yanlış hesaplar yapmanız ve buna bağlı olarak malzemeniz olsa bile malzeme alımı yaparak şirketi zarara uğratmanız da mümkün. Kısacası düzensiz bir çalışma ortamı ve iş akışı, bir iş yeri için her açıdan olumsuz sonuçlar ortaya çıkarabilen bir durum. 

“Peki, bunun çözümü nedir?” diyorsanız çalışma prensipleri ile dünyaya ilham olan Japonların ortaya çıkardığı 5S kuralı ile tanışmanın zamanı geldi. 

O halde gelin, tüm detayları ile 5S kuralı nedir, incelemeye başlayalım. 

5S Kuralı Nedir? 

Kökeni 1960’lı yıllara dayanan 5S kuralının ilk olarak Japonya kökenli bir otomobil firması tarafından üretimde israfı azaltmak ve verimliliği artırmak için uygulandığı biliniyor. Ancak ilerleyen zamanda firma, hızlı ve kaliteli üretimi ile dikkat çektiği için tüm dünya tarafından yönetim anlayışları merak konusu haline geliyor ve 1980’li yıllarda 5S kuralı, tüm dünyaya yayılarak verimli çalışma için iş yerlerinin benimsediği bir anlayışa dönüşüyor. 

Çıkış noktasından da anlaşıldığı gibi 5S, çalışma ortamlarının düzen ve verimliliğine katkı sağlayan bir metot olsa da günümüzde eğitim, ev düzeni gibi farklı alanlarda da uygulanan bir yöntem. Çünkü 5S kuralı, temelde bir mekanda mevcut olan her şeyin değerlendirilmesini, gereksiz olanların ortadan kaldırılmasını, her şeyin mantıklı bir şekilde organize edilmesini, mekanın temizlenmesini ve bu döngünün devam etmesini içerir. Bu da küçük büyük fark etmeksizin her mekan ve hatta iletişimde dikkat edilmesi gereken noktaları belirlemek için uygulanabilir. 

Japonya’da ortaya çıkmış bu metodun 5S olarak adlandırılmasının sebebi ise bu döngüyü oluşturan 5 adımın Japonca karşılıkları olan seiri, seiton, seiso, seiketsu ve shitsuke kelimelerinin baş harflerinin birleşiminden meydana gelmesi. 5S kuralının adımlarını içeren bu Japonca kelimelerin Türkçe karşılıkları ise şu şekilde: 

• Seiri = Ayıklamak 
• Seiton = Düzenlemek 
• Seiso = Temizlik
• Seiketsu = Standardizasyon  
• Shitsuke = Disiplin

Tüm bu adımlar, aynı zamanda 5S kuralı sıralamasını oluşturur. Her bir adım tamamlandıktan sonra diğer adıma geçilerek tüm adımların yerine getirilmesi ve bu çalışmaların sürekli olarak devam etmesi sağlanır. 

5S Kuralı Nasıl Uygulanır? 

5S kuralını uygulamak ve çalışma ortamınızın bir parçası haline getirmek için her bir adımı daha detaylı incelemekte fayda var. O halde şimdi, 5S kuralının adımlarına göre sırayla yapılması gerekenleri inceleyelim: 

1. Seiri (Ayıklamak)

5S kuralı sıralaması için ilk adım olan seiri yani ayıklama adımında genel bir gözlem yapılması gerekir. Bu gözlem sonucunda kullanılan ve kullanılmayan malzemeler ortaya çıkarılmalıdır. 

Ayıklama adımında doğru bir şekilde ilerlemek için her çalışma ortamına göre gerekli malzemelerin çıkarılması oldukça önemli. Çünkü her bir departmanın ihtiyacı olan malzemeler farklıdır. Çalışma ortamında kalıcı bir düzen oluşturmak için de işin başında her birime göre gerekli malzemelerin çıkarılması ve bu listeye göre gereksiz malzemelerin ayıklanması gerekir.  

2. Seiton (Düzenlemek) 

Ayıklama adımından sonra ikinci adım olarak seiton yani düzenleme yapılması gerekir. Gerekli malzemelerin çıkarıldığı ayıklamadan sonra tüm bu malzemelerin belirli bir düzene göre kategorilendirilmesi bu aşamada gerçekleştirilir. 

Örneğin muhasebe departmanı için gerekli ve gereksiz dosyaları ayırdıktan sonra gerekli dosyalar belirli bir sınıflandırmaya göre etiketlenebilir. Şirket gelirlerine yönelik dosyalar bir etikete göre ayrılırken şirketin giderlerine yönelik dosyalar farklı etiketle gruplandırılabilir. Böylece ilerleyen zamanlarda aranan bir dosyanın hızlıca bulunması sağlanarak işte zaman tasarrufu yapılır.

Ayrıca sınıflandırma dışında malzemelerin yerleştirilmesi de düzenleme aşamasında büyük bir öneme sahip. Çalışma ortamındaki malzemeleri, çalışanların rahatça ulaşabileceği ve görünür bir şekilde konumlandırmak için malzemelerin boyut ve özelliğine göre raf, düzenleme kutusu, dolap gibi eşyalardan yardım alınabilir. 

3. Seiso (Temizlik) 

Çalışma ortamındaki gereksiz malzemelerden kurtulup tüm malzemeleri düzene soktuktan sonra üçüncü adım olan seiso yani temizlik aşamasına geçilebilir. 

Bir iş yerindeki her alanının temizliği hem çalışanların sağlığı hem de çalışma ortamında bulunan teknolojik makinelerin çalışması için oldukça önemli. Çünkü toz ve kir, her mekanda olduğu gibi çalışma ortamının da verimliliğini düşüren bir problemdir. Bir çalışma ortamın kirli olması, iş yerinde çalışanların rahatsızlanmasına sebep olacağı gibi makinelerin arızalanmasına da neden olabilir. Bu nedenle gereksiz malzemelerden arınmış bir çalışma ortamı yarattıktan sonra bu ortamın hijyenini sağlamak, 5S kuralı kapsamı içinde yapılması gerekenler arasında. 

4. Seiketsu (Standardizasyon)

Seiketsu yani standardizasyon aşaması, aslında ilk üç adımın süreklilik içermesi için yapılan çalışmaların tümünü kapsar. Çünkü 5S kuralı sadece bir defaya mahsus yapılan bir düzenleme işleminden öte süreklilik içeren bir çalışma prensibidir. Buna göre yapılan ayıklama, düzenleme ve temizleme işlemleri, belirli bir kural çerçevesinde tekrarlanmalıdır. 

Çalışma ortamında tüm bu işlemleri standartlaştırmak için yapılan tüm işler, listelenerek belirli bir periyotta tekrarlanabilir. Ayrıca minimum israf ve maksimum verimlilik için çeşitli kurallar konularak çalışanların 5S kuralını benimsemesi sağlanabilir. 

5. Shitsuke (Disiplin)

Son adım olan shitsuke yani Türkçe karşılığı ile disipline, bir aşamadan ziyade 5S metodunun değişmez kuralı demek mümkün. Çünkü ilk 4 adımı hayata geçirmek ve bu döngünün sürekli olarak devam etmesini sağlamak için yapılan işlerin sürekli olarak kontrol edilmesi şart. Eksiksiz bir çalışma yapabilmenin yolu ise disiplinli bir şekilde ilerlemekten geçer. 

5S Kuralının Faydaları Nelerdir? 

5S kuralını çalışma prensiplerine entegre eden bir iş yeri için bu kuralın pek çok faydası bulunur. Bu faydaları ise genel olarak şu şekilde sıralamak mümkün: 

• Düzenli bir çalışma ortamı yaratılarak bir iş için gerekli olan malzemeyi ararken harcanan vakitten tasarruf sağlanır. 
• Çalışma ortamı her zaman düzenli ve hijyenik olur.  
• Her şey bir düzen içerisinde olduğunda yapılan bir hata daha kolay fark edilip hızlıca önlem alınabilir. 
• Karışıklıktan kaynaklı iş takibinin zorlaşması, gereksiz masraf veya üretimde israf gibi olumsuz durumların önüne geçilir. 
• Gereksiz veya tehlikeli malzemelerin dağınık durmasından kaynaklı oluşabilecek iş kazaları engellenir. 
• Bir çalışma kültürü yaratıldığı için her personelin, çalışma ortamına saygılı olması ve belirli kurallar çerçevesinde hareket etmesi sağlanır. 

Tüm bu faydalarından da görüldüğü gibi 5S kuralı sadece bir düzenleme yöntemi değil, iş yerinde verimliliği artırmak için benimsenen bir çalışma kültürü olarak kabul edilebilir. 

5S Kuralı Hakkında Sıkça Sorulan Sorular 

5S kuralı ile ilgili sıkça sorulan soruları cevaplayalım. 

İSG ile 5S Kuralının Bağlantısı Nedir?

Çalışma ortamında bulunan gereksiz malzemeleri kaldırma, düzenleme, temizleme ve bu düzeni sürekli hale getirme aşamalarından oluşan 5S kuralı, çalışanların daha güvenli bir şekilde çalışmasına katkı sağlar. 5S kuralı ile bir iş yerindeki gereksiz ve tehlikeli malzemelerin dağınık durmasının önüne geçildiği için İş Sağlığı ve Güvenliği açısından gerekli olan çalışmalar yapılmış olur. 

Kaizen ile 5S Kuralının Bağlantısı Nedir?

Sürekli iyileştirme anlamına gelen kaizen, sistematik bir yönetim metodolojisidir. Bu metodoloji ile stratejilerini geliştiren şirketlerde her çalışanın sürekli iyileştirme ve gelişime odaklandığı bir çalışma prensibi benimsenir. 5S kuralında da çalışma ortamını iyileştirmek ve verimliliği artırmak, belirli bir düzenleme çerçevesinde oluşturulur. Bu nedenle 5S kuralına, kaizen yönetim anlayışını benimseyen şirketlerin çalışma ortamını düzenlemek için uyguladığı bir yöntem demek mümkün. 

5S Kuralı Sıralaması Nasıldır?

5S kuralı; seiri (ayıklamak), seiton (düzenlemek), seiso (temizlik), seiketsu (standardizasyon) ve shitsuke (disiplin) olarak adlandırılan 5 adımdan oluşur. Bu adımlar ise sırasıyla bir alandaki her şeyin gözden geçirilmesini, neyin gerekli olup olmadığına karar verilmesini, çalışma ortamının düzenlenmesini, temizlemenmesini ve bu görevleri düzenli olarak gerçekleştirmek için prosedürler oluşturulmasını içerir. 

Kısacası 5S kuralı ile her büyüklükte çalışma ortamında düzen sağlamak ve buna bağlı olarak pek çok açıdan fayda sağlamak mümkün. Ancak bu kuralı çalışma kültürünün bir parçası haline getirmek ve işin her noktasında sürekli iyileştirme yapabilmek için 5S kuralı ile bağlantı kaizen yönetim felsefesini de bilmekte fayda var. Kaizen hakkında detaylı bilgi almak için “Kaizen Nedir?” yazımızı okuyabilirsiniz