Ön Muhasebe Nedir, Nasıl Yapılır?

Ön muhasebe, adı nedeniyle muhasebe işlemlerinin girişi veya öncü bir ögesi gibi algılansa da aslında ön muhasebe ile finansal muhasebe olarak adlandıracağımız genel muhasebe birbirinden farklıdır. Bu nedenle muhasebe süreçlerinizi yürütürken öncelikle bu farkı bilmeniz oldukça önemli. Peki, genel muhasebe ile ön muhasebe arasındaki farklar nelerdir? 

Bu sorunun cevabını verebilmek için öncelikle ön muhasebe kavramını daha yakından tanımak ve muhasebe alanındaki yerini incelemekte fayda var. 

O halde gelin, tüm detayları ile ön muhasebe nedir ve ön muhasebe ne iş yapar, incelemeye başlayalım. 

Ön Muhasebe Nerelerde Kullanır? 

Ön muhasebenin kullanım alanlarına geçmeden önce genel muhasebenin tanımına bakmak ve genel muhasebe ile ön muhasebe arasındaki farkı daha iyi anlamak oldukça önemli. 

Genel muhasebe; bir işletmenin tüm finansal hareketlerini kaydeden, sınıflandıran, raporlayan ve analiz eden sistemler bütünüdür. Örneğin bir şirket içindeki muhasebe departmanı, şirketin finansal durumu için sistemde yer alan tüm fonksiyonları kullanarak muhasebe sürecini yürütür ve şirketin finansal analizini çıkarır. Böylece şirketin finansal durumuna göre yöneticilerin ve müdürlerin alacağı kararları yönlendirebilir. 

Ön muhasebe ise aslında yukarıda belirttiğimiz genel muhasebe dışında kalan bir alandır. Çünkü ön muhasebe, bir işletmede mecburi olarak ortaya çıkan finansal hareketlerin takip ve düzenini sağlamakla yükümlüdür.

Bir örnek üzerinden detaylandıralım: Giyim ürünleri satan bir dükkanı ele alalım. Bu dükkan satış yaptığında fatura kesmek, ürünleri için stok takibini gerçekleştirmek ya da toptancıdan ürün aldığında cari hesap takibi yapmak durumundadır. Yapılan tüm bu işlemler ise ön muhasebe olarak adlandırılır. Yani bir işletmenin rutin olarak gerçekleştirdiği ödeme, nakit akışı, cari hesap, stok yönetimi gibi işlemlerin tümü ön muhasebe içerisinde yer alır. 

Kısacası genel muhasebe işletmenin finansal durumu ve analizi ile ilgilenirken ön muhasebe ise fatura, nakit akışı, stok ve banka hesaplarını takip eder. Ön muhasebede takip edilen işlemlere göre işletmenin finansal durumunu çıkarmak ise genel muhasebenin işidir. 

Ön Muhasebe Nasıl Yapılır?

Ön muhasebe yaparken dikkat etmeniz gereken iki ana başlık bulunur. Bunlardan ilki takip, diğerini ise düzen olarak adlandırabiliriz. 

Ön muhasebede yer alan takip başlığı altında; ödeme, tahsilat, fatura, banka işlemleri ile çek, senet, stok takibi gibi uygulamalar yer alır. Örneğin giyim ürünleri satan bir dükkanın her satış yaptığında fatura kesmesi ya da dükkan giderlerine yönelik ödemelerin tutulması, ön muhasebenin takip işlemleri arasındadır. 

Ön muhasebenin diğer başlığı olan düzende ise işletmenin gelir ve giderlerine yönelik takip edilen tüm işlemler belgelendirilir ve dosyalanır. 

Her iki adımı doğru ve düzenli bir şekilde yapmak için tercih edilebilecek farklı yöntemler bulunur. Ön muhasebe yaparken kullanılabilecek yöntemleri ise şu şekilde sıralayabiliriz: 

Ön muhasebe defteri tutmak: Geleneksel bir yöntem diyebileceğimiz defter tutmada, gerçekleşen tüm işlemler elle deftere yazılarak kayıt altına alınır. Ancak bu yöntemde karışıklık yaşanabileceği için hata payı yüksektir. 

Excel kullanarak takip sağlamak: Defter tutmaktan daha güvenilir ve pratik bir yöntem olarak ön muhasebe işlemleri için excel tablosu oluşturmak tercih edilebilir. Ancak tablo oluştururken verilerin eksiksiz girilmesi ve formüllerin doğru bir şekilde yapılması oldukça önemli. Bunun için de iyi bir Excel kullanıcısı olmak şart. 

Ön muhasebe programı kullanmak: Ön muhasebe yapmak için en son yöntem ise bu alan için özel tasarlanan bir ön muhasebe programlarını kullanmaktır. Bu programlar, ön muhasebe içerisinde yer alan işlemlere yönelik geliştirildiği için daha pratik ve kullanışlı bir yöntem olarak karşımıza çıkar. 

En Çok Kullanılan Ön Muhasebe Programları Nelerdir?

Ön muhasebe programları, defter ve Excel üzerinden takibe göre daha az risk barındırdığı için ön muhasebe ihtiyacı olan işletmelerin sıklıkla tercih ettiği bir seçenektir. Siz de ön muhasebe işlemlerini kolaylıkla yapmak isterseniz bir ön muhasebe programı kullanabilirsiniz. 

Üstelk bu programlar, işletmelerin popüler seçeneği olduğu için pek çok ön muhasebe programı ile karşılaşmak mümkün. “Peki, tüm bu ön muhasebe programlarından hangisini tercih etmeliyim?” diyorsanız en çok kullanılan şu programlar arasından seçiminizi yapabilirsiniz: 

• Paraşüt 
• Bilsoft
• Uyumsoft 
• Logo İşbaşı 
• Akınsoft Wolvox ERP 
• DİA Ön Muhasebe Programı 
• Asistan Ön Muhasebe 
• Bizim Hesap
• Defter 

İşletmenizin ihtiyaçlarına göre tüm bu sık tercih edilen ön muhasebe programlarından birini tercih ederek işlemlerinizi kolaylıkla yapabilir ve belgelerinizi düzenli bir şekilde kayıt altına alabilirsiniz. Böylece yapılan tüm ön muhasebe işlemlerini düzenli bir şekilde kaydederek muhasebeye eksiksiz belge aktarımı sağlayabilirsiniz.    

Ön Muhasebeye Neden İhtiyaç Duyulur?

Gördüğünüz gibi ön muhasebe ve genel muhasebe birbirinden ayrı iki alan. Ancak özellikle küçük işletmeler için ön muhasebenin önemi oldukça büyük. 

Genellikle küçük işletmeler, muhasebe süreçlerini şirket dışından bir mali müşavir desteği ile yürütür. Mali müşavirin işletme işlemlerini kayıt altına alması ve finansal durumu çıkarması için de ön muhasebede düzenli takibin yapılması ve her bir belgenin dosyalanması şart. Çünkü işletme içinde gerçekleşen ve rutin olarak devam eden her bir işlem, ön muhasebenin konusudur. Ödeme takibi, nakit akışı, fatura kesimi gibi işlemler, ön muhasebe ile takip edilir ve belgelendirilir.  

Eğer ön muhasebe dikkatli ve düzenli bir şekilde yapılmazsa bu durum, doğal olarak muhasebe kayıtlarının hatalı veya eksik olmasına neden olup işletmenin finansal yönetimini etkiler. Bu nedenle özellikle muhasebe işlerini dışarıdan yürüten işletmelerin ön muhasebe yapması ve bunu yaparken düzenli bir şekilde ilerlemesi oldukça önemli. 
Ön muhasebe işlemleri düzenli bir şekilde yapıldığı müddetçe genel muhasebeye aktarılan eksiksiz belgeler sayesinde işletmenin finansal analizi doğru bir şekilde çıkarabilir. Peki, genel muhasebe sisteminin bir fonksiyonu olan finansal analiz sürecinde nelere dikkat edilir? Bu sorunun cevabını öğrenmek ve küçük ya da büyük fark etmeksizin her işletme için önemli olan finansal analiz süreci hakkında daha detaylı bilgi almak için “Finansal Analiz Nedir?” yazımızı okuyabilirsiniz.