Şirket Harcamalarınızı Takip Etmenin Avantajları Neler?

İşletmelerin sürekliliğini sağlamak için yapılan harcamaların tümü, işletme giderlerini oluşturur. Personel maaşı, ofis malzemeleri, yemek ve yol ücreti gibi iş yeri ve çalışanlarla bağlantılı harcamalar, şirket gideri kapsamına girer. İşte, tüm bu harcamalar takip edilip şirket gideri olarak gösterilebilir. Peki, bir şirket için gider göstermek ne işe yarar?

Şirketler gider göstererek KDV indirimi ve vergi muafiyeti gibi işletmelere yönelik avantajlardan yararlanabilir. Bu nedenle ister şahıs şirketi ister limitet şirket olsun, şirket harcamalarını takip etmek her şirket için oldukça önemli bir konu. O halde gelin, şirket harcamalarını takip ederken nelere dikkat etmelisiniz ve gider kontrolü sağlamanın yolları nelerdir, incelemeye başlayalım. 

Şirket Harcamaları Nasıl Takip Edilebilir?

Şirket harcamaları takibinde dikkat edilmesi gereken ilk konu, harcamanın kanunda belirtilen şartlar kapsamında şirket gideri olarak sayılmasıdır. Çünkü bir giderden vergi istisnası sağlamak için harcamanın kanunen şirket gideri olması şarttır. 

Şirket gideri olan ve olmayan harcamalar, Gelir Vergisi Kanunu’nun 40. ve 41. maddelerinde açıkça belirtilir. Bu nedenle şirket harcamalarını takip ederken öncelikle gider kabul edilmeyen harcamaları bilmenizde fayda var. Gider kabul edilmeyen harcamalar hakkında detaylı bilgi için “Kanunen Kabul Edilmeyen Giderler” yazımızı okuyabilirsiniz. 

İşletmeye ait harcamaların takibi ve gider göstermenin avantajlarından yararlanmak için dikkat edilmesi gereken diğer bir konu da giderlerin belgelendirilmesidir. Çünkü harcamalar, şirket giderleri kapsamına girse bile belgelendirilmemesi halinde kanunen kabul edilmeyen giderler olarak kabul edilir. Bunun için de şirketlerin gider kalemlerini düzenli bir şekilde takip etmesi oldukça önemli. 

“Peki, şirketler harcamalarını takip ederken hangi gider kalemlerine dikkat etmeli?” merak ediyorsanız hemen gider kalemlerini ve pratik bir şekilde belgelendirmek için yapılması gerekenleri inceleyelim. 

Personel Harcamalarının Raporlanması

Bir işletmenin giderleri arasındaki en önemli kalemlerden biri, tabii ki personel harcamaları. Çünkü bu gider kaleminde çalışanlara yapılan ödemelerin detaylı bir şekilde çıkarılması gerekir. 

Unutmayın ki bir personelin giderleri içerisinde sadece çalışana verilen maaş değil; yemek, yol ücreti, prim ve ikramiye detayları da yer alır. Bunun için personel harcamaları; temel ücrete ek olarak prim, ikramiye, komisyon, yemek, yol, bayram ve özel günlerde yapılan hediye ücretleri de dahil edilerek hesaplanmalıdır. 

Ancak bu hesaplama yapılırken özellikle kutlama ve yardım amaçlı ödüllendirmelerin nakit bazlı değil de ürün bazlı olarak verilmesi nedeniyle karışıklık olabilir. Örneğin şirket, çalışanları için yılbaşına özel olarak çeşitli ürünlerden oluşan bir hediye kutusu oluşturduğunda toplam gideri bulmak için kutu maliyetinden içerisindeki ürünlerin maliyetine kadar her detayın tek tek yazılması gerekir. Ayrıca depolama ve gönderim ücretleri de hesaba dahil edilmeli. Bu durumun hem operasyon hem de muhasebe anlamında şirkete ekstra yük oluşturduğu kesin. 

Böylesi sorunlarla karşılaşmamak ve personel harcamalarını daha etkin bir şekilde raporlamak için de şirketler, ödül ve teşvik ödemelerinde artık alternatif çözümlere başvuruyor. Bu çözümlerin başında ise hediye kartı geliyor. Hediye kartı ile şirketler, daha pratik teşvik ve ödüllendirme sistemine geçiş yaparak personel harcamalarındaki yardım giderlerini kolaylıkla takip edebiliyor. Siz de hediye kartları ile daha kontrollü ve pratik bir sisteme geçiş yapmak istiyorsanız Ticket Compliments’in avantajlı dünyasını hemen keşfedebilirsiniz. 

Araç Takip Sistemi Kullanmak

Biliyoruz ki şirket üzerine araç satın alma ya da kiralama yapılabilir. Ancak şirket içindeki araç harcamaları, tabii ki sadece satın alma veya kiralama ücreti ile sınırlı kalmaz. Yakıt, sigorta, bakım gibi giderler de araç harcamaları içinde yer alır.  

Araç gider kalemleri içinde bulunan sigorta, bakım gibi harcamalar, senede bir ya da iki kez yapıldığı için tabii ki takip etmesi kolay. Ancak burada dikkat edilmesi gereken nokta, yakıt gideri. Çünkü yakıt gideri, düzenli bir harcamadır ve araçtan araca göre değişir. Bu değişimden dolayı da şirketin toplam yakıt giderini öğrenmesi için her araçtan tek tek fiş toplanması gerekir. Ama böyle bir takip sistemi ise hem zor hem de suistimale açıktır. 

Yakıt giderlerini kolay ve hızlı bir şekilde takip etmenin yolu ise araç takip sistemlerinden geçiyor. Çünkü araç takip sistemleri sayesinde şirkete bağlı her araç hakkında aracın nerede olduğuna, kaç kilometre yaptığına ve ne kadar yakıt tüketimi gerçekleştirdiğine dair tüm bilgilere ulaşılabilir. Böylece düzenli ve kontrollü bir şekilde yakıt gider takibi yapılabilir. 

Şirkete bağlı araçlarınızda kontrolü üst düzeyde tutmak ve bir yandan da yakıt alımlarında avantajlardan yararlanmak için unutmayın Ticket Car her zaman yanınızda.

Yemek Giderlerini Düzenlemek

İşveren açısından çalışanlara yemek ücreti vermek, kanunen sosyal yardım kapsamına girdiği için bir zorunluluk teşkil etmese de çalışanların şirket bağlılığını geliştirmek için oldukça önemli. Bunun için de günümüzde hemen her şirket, çalışanlarına yemek yardımı sunuyor. Ayrıca devletin sunduğu vergi avantajları sayesinde de şirketler, yemek giderlerinden vergi istisnası ve KDV indirimi sağlıyor. 

Ancak yemek giderlerinin takibini yapabilmek ve şirketin vergi kazancını öğrenebilmek için yemek giderinin doğru bir şekilde hesaplanması şart. Bu hesaplamanın pratik yöntemi ise yemek kartlarından geçiyor. Çünkü yemek kartı sayesinde çalışanlardan fiş toplamaya gerek kalmadan kartın tek faturası ile yemek harcamalarını giderleştirebilirsiniz. Peki, bu pratik yapıyı daha da avantajlı hale getirmek ister misiniz? Cevabınız “Evet” ise Ticket Restaurant tam size göre. 

Ticket Restaurant sistemine geçerek %100’e varan vergi muafiyeti sağlayabilir, çalışan başına yılda 20.000 TL’ye kadar tasarruf edebilirsiniz. Ayrıca Ticket Online Platformu üzerinden fatura kontrol işlemlerini kolaylıkla yapabilirsiniz

Gider Takip Sistemi Kullanmak

Giderler tabii ki şirketlerin büyüklüğüne ve bulunduğu sektöre göre değişebilir. Ancak küçük veya büyük ölçekli fark etmeksizin her şirketin gider takibini yapması, finansal durumunu görmesi açısından oldukça önemli. 

Gider takibinin yapılmasının yolu ise aylık şirket gider tablosu oluşturmaktan ve tüm giderleri kalem kalem yazmaktan geçiyor. Tabii ki süreklilik gösteren olağan giderler ve dönemlik giderlerin şirket gider hesabında bir karışıklık yaratmaması için birbirinden ayrı takip edilmesi şart. Ancak gider kalemleri fazlalaştıkça bu takibi yapabilmek ve elle tablo doldurmak hem vakit kaybına hem de hatalara yol açması mümkün. Bunun için muhasebe usullerine göre geliştirilmiş gider takip programları kullanarak operasyon yönetimini daha kontrollü ve pratik bir şekilde yapabilirsiniz. 

İşletme Harcamalarından Nasıl Tasarruf Sağlanır?

Şirket harcamaları takibinde dikkat edilmesi gerekenlerden de anlaşılacağı gibi aslında yenilikçi çözümler ile şirket harcamalarından tasarruf sağlamak mümkün. Çünkü her bir çözüm, harcamalarda kontrollü bir yapı sunduğu gibi aynı zamanda avantajları da beraberinde getiriyor. Örneğin yakıt kartı ile kolay takip ve ödeme yapabilir, aynı zamanda yakıt alımlarında indirimlerden yararlanabilirsiniz. 

İşletme giderlerinde tasarruf etmenin bir diğer yolu ise vergi avantajlarından yararlanmak. Devlet tarafından belirlenen kanunlar çerçevesinde işletmelerin vergi yükünü hafifletmek için çeşitli teşvik ve istisnalar bulunuyor. Bu istisnaları bilerek gider hesabınızı yaparsanız işletme giderlerinde önemli bir kalem olan vergi yükünden büyük oranda tasarruf edebilirsiniz. Vergi istisnalarını öğrenmek için “İşletmeniz İçin Yararlanabileceğiniz Vergi Avantajları” yazımızı okuyabilirsiniz. 

İşletme Giderlerini Azaltmak Neden Önemlidir?

İşletme giderlerinin önemini anlamak amacıyla şirket kârlılığı için uygulanan stratejileri incelemekte fayda var. 

Şirketin karlılığını artırmak için her işletme çeşitli stratejiler uygulayabilir. Bu stratejilerden bir tanesi de sunulan ürün veya hizmetin fiyatını artırmak. Ancak bu yöntem, doğrudan müşteri kitlesini etkilediği olumsuz dönüşlere de sebep olabilir. Çünkü müşterileriniz güncel fiyatlandırmayı pahalı bulursa daha fazla ödeme yapmak istemez ve buna bağlı olarak kâr sağlamak yerine mevcut gelirinizden de kayıp yaşayabilirsiniz. 

Diğer bir seçenek ise özellikle ürün satışı yapan işletmelerin tercih ettiği gibi malzeme ve işçilik maliyetlerini azaltmak. Ancak bu seçenek de mevcut ürünlerin kalitesini düşürebileceği için talebin azalmasına sebep olabilir. 

İşte, bu iki yöntemin risklerine bağlı olarak şirket giderlerini azaltmak, kârlılık için en risksiz ve pratik yöntem olarak karşımıza çıkar. Çünkü şirket giderleri; ürün, hizmet ve kaliteyi doğrudan etkilemez. Ayrıca sadece şirketlerin tasarruf yapmasını sağlayacak yenilikçi çözümler kullanılarak şirket giderleri azaltılabilir. Böylelikle ürün, hizmet, fiyat ve kalitede hiçbir değişiklik yapmadan kâr sağlayabilirsiniz.